Während viele Unternehmen Entwickler einstellen, um die schwere Arbeit der Codierung mit Apex-Klassen und -Triggern zu bewältigen, kann die Automatisierung oft auch ohne die Kosten für diese spezielle Position durchgeführt werden. Salesforce-Administratoren übernehmen die Automatisierung in Salesforce häufig ohne den Einsatz von Entwicklern.
Auch wenn es immer noch Situationen gibt, in denen ein Entwickler oder Architekt für eine Aufgabe besser geeignet wäre, verwenden Administratoren native Salesforce-Funktionen, die als Low-Code-, No-Code- oder deklarative Optionen gelten.
Sie können Prozesse in Salesforce mit Workflows, Process Builders und Flows automatisieren. Dennoch ist es wichtig zu wissen, welches Tool das beste ist und was vor der Implementierung dieser Lösungen zu beachten ist. Salesforce ist aktiv dabei, zwei dieser Optionen in Zukunft nicht mehr zu unterstützen.
Lernen Sie verschiedene Möglichkeiten kennen, um Prozesse in Salesforce ohne einen Entwickler zu automatisieren.
Verwendung von Workflow für die Automatisierung in Salesforce
Workflow in Salesforce war eines der ursprünglichen Automatisierungstools, und viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf Workflow für schnelle und unkomplizierte Lösungen. Ein Workflow kann Aufgaben zuweisen, E-Mail-Warnungen senden, Feldwerte aktualisieren und ausgehende Nachrichten senden.
Diese E-Mail-Warnung wird verwendet, um eine Benachrichtigung zu senden, wenn das Feld Betrag einer Verkaufschance 50.000 $ oder mehr beträgt.
Workflow-Regeln können in wenigen Minuten erstellt werden und sind selbst für unerfahrene Administratoren einfach genug.
Wie Sie jedoch in der Abbildung der Workflow-Regeln sehen können, werden diese von Salesforce schrittweise abgeschafft. Der Salesforce Flow Builder wird empfohlen, da er alles, was Workflow-Regeln können, und noch mehr leisten kann.
Die künftige Unterstützung für Workflow wird abgebaut, und Salesforce rät davon ab, neue Workflow-Regeln zu erstellen. Es ist jedoch hilfreich zu verstehen, welchen Workflow Ihr Unternehmen verwendet, damit Sie mit dem Übergang zu Salesforce Flow beginnen können.
Automatisierung mit Process Builders in Salesforce
Process Builders waren vor kurzem der nächste Schritt nach den Workflow-Regeln in Salesforce. Neben den meisten Funktionen von Workflow-Regeln können Process Builder auch:
- Datensätze zur Genehmigung einreichen
- Datensätze erstellen benutzerdefinierte Benachrichtigungen senden
- Apex-Klassen und Flows aufrufen
- Felder in Bezugsdatensätzen aktualisieren
- Mehrere Wenn-Dann-Anweisungen unterbringen
Die visuelle Hilfe, die mit Process Builder verwendet wird, ist auch insofern ein Fortschritt gegenüber den Workflow-Regeln, als Sie die Beziehungen zwischen den Kriterien und den Aktionen besser erkennen können. Ausserdem ist es einfach einfacher zu bedienen.
Eine E-Mail-Benachrichtigung für ein wichtiges Geschäft sieht in Process Builder besser aus als in Workflow-Regeln.
Salesforce verlagert den Datenverkehr von Process Buildern zu Flows, genau wie bei Workflow-Regeln. Obwohl es sich um ein grossartiges Tool handelt, ist es auch am besten, wenn sich die zukünftige Automatisierung von Process Buildern wegbewegt.
Angesichts der Tatsache, dass Workflow und Process Builder im Laufe der Zeit an Bedeutung verlieren, lohnt es sich, einen genaueren Blick auf Salesforce Flows und die damit verbundenen Möglichkeiten zu werfen.
Warum Salesforce Flows die bessere Automatisierungsoption sind
Als der Salesforce Flow Builder auf den Markt kam, schien er eher dem logischen Denken eines Entwicklers zu entsprechen und war ein wenig klobig. Jetzt ist es eines der am einfachsten zu verwendenden Automatisierungstools in Salesforce und kann alles von einer einfachen E-Mail-Warnung bis hin zu einer komplexen Reihe von Änderungen verarbeiten.
Salesforce-Flows werden mit Standardvorlagen wie dieser geliefert, oder Sie können Ihren eigenen Flow auf der Grundlage Ihrer individuellen Anforderungen erstellen.
Flows sind die überlegene Option bei der Erstellung von Automatisierungen in Salesforce, sowohl was die Benutzerfreundlichkeit als auch die Funktionen für die Anpassung betrifft. Flow ist nicht nur schneller als Process Builder, sondern auch effizienter im System.
Es gibt auch Optionen für die Auslösung des Ablaufs, z. B. einen Bildschirmablauf, der Daten vom Endbenutzer erfasst und in den Prozess einspeist, oder automatisch gestartete Abläufe, die auf der Grundlage von Kriterien ablaufen, ohne dass eine direkte Eingabe vom Benutzer erforderlich ist.
Salesforce Flows können sich bei Bedarf auch auf Apex stützen und werden von Salesforce sogar als eine Option empfohlen, die vor der Verwendung von Apex in Betracht gezogen werden sollte. Flows sind eher deklarativ und lassen sich nicht so schwer zusammenstellen, wie es bei der Erstellung von Code der Fall wäre.
Dass man sich nicht auf Apex-Kenntnisse verlassen muss, ist ein grosser Vorteil für Unternehmen, die ihre Betriebsteams kleiner halten wollen oder über ein geringeres Budget verfügen und möglicherweise nicht in der Lage sind, das Gehalt eines Entwicklers oder Architekten zu zahlen. Ein Administrator kann bei der Implementierung von Lösungen für Prozess- und Automatisierungsanforderungen ebenso erfolgreich sein.
Es ist wichtig, bei der Verwendung von Salesforce Flow auch bewährte Verfahren zu berücksichtigen, wie z. B.:
- Berücksichtigen Sie Flow- und Apex-Governor-Grenzen und versuchen Sie, Datensätze am Ende des Flusses zu aktualisieren.
- Bauen Sie immer zuerst in einer Testumgebung, z. B. einer partiellen Sandbox.
- Schränken Sie den Zugriff auf den Flow über Berechtigungssätze ein
- Testen Sie den Fluss ausgiebig
- Speichern Sie den Ablauf während der Erstellung häufig, um zu vermeiden, dass Ihre Fortschritte verloren gehen.
Da Workflow und Process Builder in Zukunft nicht mehr weiterentwickelt werden, wird die Planung der Migration von Prozessen in Flow einige Zeit und Mühe erfordern.
Tipps zur Migration von Prozessen in Flow
Ein paar Tipps können nützlich sein, wenn es an der Zeit ist, Workflow-Regeln und Process Builder offiziell in den Ruhestand zu schicken. Die direkte Umstellung dieser Prozesse auf Flow wird jedoch wahrscheinlich nicht schnell vonstatten gehen.
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Sie vor der Migration zu Salesforce Flow berücksichtigen sollten:
- Achten Sie auf Benachrichtigungen. Achten Sie auf Release-Updates und E-Mail-Benachrichtigungen von Salesforce bezüglich des Zeitplans für die Einstellung dieser Tools. Sie werden in der Regel rechtzeitig benachrichtigt, aber wenn Sie nach Benachrichtigungen Ausschau halten und den Kalender markieren, können Sie den Überblick behalten.
- Machen Sie einen Plan. Bewerten Sie Ihre Prozesse und planen Sie, welche Prozesse eher früher als später umgestellt werden müssen. Machen Sie sich klar, welche Auswirkungen die Umstellung hat und was möglicherweise anders aufgebaut werden muss, damit es gut in den Flow passt.
- Kombinieren Sie Prozesse wenn möglich. Genau wie die Kombination von Prozessen in Process Builder empfohlen wurde, ist dies auch eine Überlegung für Flow. Je weniger Aufrufe auf ein Objekt erfolgen, desto besser sind die Grenzen und Verarbeitungszeiten Ihrer Organisation.
Die Migration von Prozessen weg von Workflow und Process Buildern kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber es lohnt sich, sie in einem effizienteren Tool mit einer einfacheren Benutzeroberfläche zu haben.
Das beste Salesforce-Automatisierungswerkzeug
Jeder Bedarf ist anders, aber wenn es um die beste Lösung geht, rangiert Flow ganz oben. Denken Sie daran, dass Codierung einen bestimmten Bedarf hat und unter bestimmten Umständen die beste Option sein kann, aber probieren Sie zuerst Salesforce Flow aus – es wird Sie vielleicht überraschen.
